Aus einer Dokumentvorlage wird die passende Schülerunterlage.
Pflege wiederkehrende Vertrags- oder Formularinhalte in einer Vorlage und erzeuge daraus das Dokument für den jeweiligen Schüler oder die Ausbildung. Variablen setzen die hinterlegten Angaben ein; du kontrollierst die fertige Unterlage, bevor sie in den vorgesehenen Signaturablauf geht.
Wiederkehrenden Inhalt an einer Stelle vorbereiten
Wenn ihr bei jeder Aufnahme denselben Text neu zusammensetzt, können unterschiedliche Fassungen im Umlauf entstehen. Du legst den wiederkehrenden Inhalt als Dokumentvorlage an und pflegst ihn dort. Für einen konkreten Fahrschüler erzeugst du daraus ein Dokument, statt den allgemeinen Text erneut zusammenzustellen. RoadReview unterstützt bearbeitbare Vorlagen mit Variablen sowie hochgeladene PDFs mit vorgesehenen Feldern. Das Ergebnis ist eine dem Schülerkontext zugeordnete Unterlage. Voraussetzung ist eine inhaltlich passende Vorlage: Ihr legt fest, was darin stehen soll und welche Angaben und Unterschriften der jeweilige Ablauf benötigt.
Personalisierung am erzeugten Dokument kontrollieren
Als Beispiel nutzt ihr einen vorbereiteten Anmeldebogen für eine neue Ausbildung. Du wählst die passende Vorlage, erzeugst das Dokument für den Schüler beziehungsweise die Ausbildung und prüfst die eingesetzten Angaben. Variablen können wiederkehrende Personalisierung unterstützen, ersetzen aber keine gepflegten Stammdaten. Im erzeugten Dokument siehst du den allgemeinen Inhalt zusammen mit den Angaben für diesen Fall. Erst danach gibst du es in den vorgesehenen Signaturablauf. Voraussetzung ist die richtige Zuordnung: Eine Person mit mehreren Ausbildungen macht die Auswahl des passenden Ausbildungskontexts besonders wichtig.
Eine Vertragsvorlage und einen Nachweis getrennt behandeln
Nicht jede fehlende Unterlage lässt sich aus einer Vorlage erzeugen. Für wiederkehrende Texte nutzt du Dokumentvorlagen; für einen vorhandenen Nachweis richtest du einen benannten Upload-Slot mit Beschreibung, Klassenbezug und gegebenenfalls Pflichtkennzeichen ein. Als Beispiel wird eine Bescheinigung hochgeladen, während ein vorbereiteter Anmeldebogen aus der Vorlage entsteht. So bleibt erkennbar, welche Unterlage ihr selbst erzeugt und welche jemand einreichen muss. Beim Einstieg in die Closed Beta stimmt ihr diese Dokumentwege ab. Voraussetzung sind eindeutige Anforderungen, damit eine erzeugte Vorlage nicht versehentlich als eingereichter Nachweis behandelt wird.
Häufige Fragen
Ist eine Dokumentvorlage auch ein Upload-Platz für Bescheinigungen?
Das sind unterschiedliche Aufgaben. Vorlagen erzeugen wiederkehrende Dokumente. Upload-Slots benennen Unterlagen, die eingereicht werden sollen, und können einen Klassenbezug sowie ein Pflichtkennzeichen haben.
Was sollte ich nach der Variablenersetzung kontrollieren?
Prüfe die eingesetzten Angaben und die Zuordnung zur Person oder Ausbildung im erzeugten Dokument. Eine passende Vorlage braucht weiterhin aktuelle Stammdaten und die für diesen Fall vorgesehenen Unterzeichner.
Wie bekommen wir Zugang?
Die Fahrschulverwaltung ist in der Closed Beta. Bewirb dich mit eurer Schule; Umfang, Einrichtung und Aufnahme werden geklärt. Kein Sofortzugang.
Gestalte die Verwaltungs-Beta mit.
Umfang, Einrichtung und Konditionen klären wir vor der Teilnahme. Eine Bewerbung schaltet keinen Zugang frei.