Die digitale Schülerakte für Ausbildung, Unterlagen und Abrechnung.
Bei Rückfragen öffnest du die passende Ausbildung und siehst Fahrten, Theorie, Prüfungen, Dokumente und Leistungen im Schülerkontext. So kannst du fehlende Unterlagen prüfen oder eine Rechnung nachvollziehen; dein Zugriff richtet sich nach den Freigaben der Schule.
Bei einer Rückfrage zuerst den Ausbildungsstand öffnen
Ein Schüler fragt zum Beispiel, welche Theoriethemen ihm noch fehlen. Statt aus Erinnerungen zu antworten, suchst du ihn in der Schülerliste und öffnest in der Akte die betreffende Ausbildung mit dem Theoriebereich. Dort lässt sich der dokumentierte Fortschritt mit den erfassten Anwesenheiten betrachten; Prüfungen und Kurse haben eigene Bereiche. Du kannst deine Antwort so auf den vorhandenen Stand beziehen. Voraussetzung sind gepflegte Unterrichts- und Anwesenheitsdaten. Die Akte bündelt diese Informationen, ersetzt aber weder fehlende Einträge noch die fachliche Beurteilung durch den Fahrlehrer.
Fehlende Unterlagen als konkrete nächste Aufgabe behandeln
Eine allgemeine Notiz „Unterlagen fehlen“ sagt dem Büro noch nicht, was es anfordern soll. Öffne den Dokumentbereich der Akte und prüfe die für die Klasse vorgesehenen Anforderungen. Hat eure Schule beispielsweise einen Pflichtslot für eine Sehtest-Bescheinigung eingerichtet, kannst du den vorhandenen Upload mit dieser Anforderung abgleichen. Damit bekommt die Rückfrage einen konkreten Bezug zum fehlenden Dokument. Voraussetzung ist eine passend konfigurierte Anforderung samt Beschreibung und Klassenbezug. Ein hochgeladenes Dokument muss weiterhin auf seinen Inhalt geprüft werden; der Upload allein beantwortet nicht jede fachliche Frage.
Eine Rückfrage zur Rechnung bis zur erbrachten Leistung verfolgen
Bei der Frage „Wofür ist diese Rechnung?“ hilft die Akte, die einzelnen Schritte auseinanderzuhalten. Du öffnest die Rechnungen des Schülers und prüfst die zugehörigen Angaben; im Leistungsbereich betrachtest du, welche Leistungen geplant, erbracht oder schon berechnet sind. Ein Beispiel ist eine Fahrstunde, deren Durchführung bestätigt wurde und die anschließend in die Abrechnung eingeht. So lässt sich eine Rückfrage an den dokumentierten Vorgang knüpfen. Dafür müssen Durchführung und Abrechnung tatsächlich erfasst sein. Ein Kalendereintrag allein belegt noch keine erbrachte oder berechnete Leistung.
Voraussetzungen und Grenzen
Das Aktivitätsprotokoll zeigt Änderungen; es ist kein zertifiziertes Compliance-Archiv.
Häufige Fragen
Ist eine geplante Fahrstunde in der Akte schon eine erbrachte Leistung?
Nein. Planung, Durchführungsbestätigung und Abrechnung sind getrennte Schritte. Prüfe den Status im Leistungsbereich, bevor du aus einem Termin auf eine erbrachte oder berechnete Leistung schließt.
Woran orientiert sich die Prüfung fehlender Dokumente?
An den Dokumentanforderungen, die eure Schule für die jeweilige Klasse eingerichtet hat. Vergleiche die vorgesehenen Pflichtslots mit den vorhandenen Dateien und prüfe deren Inhalt.
Wie bekommen wir Zugang?
Die Fahrschulverwaltung ist in der Closed Beta. Bewirb dich mit eurer Schule; Umfang, Einrichtung und Aufnahme werden geklärt. Kein Sofortzugang.
Gestalte die Verwaltungs-Beta mit.
Umfang, Einrichtung und Konditionen klären wir vor der Teilnahme. Eine Bewerbung schaltet keinen Zugang frei.